Processus général

Quelle est la différence entre la délibération en ligne et la délibération en face à face? Que devons-nous apporter à une délibération en ligne réussie? L'expérience des participants à la délibération en ligne peut différer de celle offerte par les réunions en personne en ce qui concerne ses aspects techniques, psychologiques et de communication. Cela nécessite des stratégies et des conseils spécifiques pour une délibération en ligne réussie. Cet article vise à les fournir en répondant à plusieurs questions que les organisateurs de mini-publics peuvent se poser.

Involve org UK fournit une bonne introduction générale aux délibérations en ligne:
Outils numériques pour la participation: par où commencer?

Stratégies pour maintenir l'engagement et le réengagement des participants? (Et existe-t-il différentes méthodes pour les petits groupes et les séances plénières?)

Cas réels

Les préparatifs à la délibération officielle sont la clé d'une délibération en ligne réussie.

  • Demandez aux participants d'apporter un stylo et du papier aux réunions pour noter leurs pensées quand on leur en a le temps, prendre des notes ou réfléchir. Cela les aidera à rester concentrés et à faire en sorte que leurs idées soient entendues (Délibération en ligne de facilitation). 
  • Avoir un départ officieux: «toute stratégie qui facilite l'engagement et l'interaction précoces et amplifie la productivité du groupe.» Par exemple, demander aux participants de répondre à une question prédéterminée lorsqu'ils entrent dans la pièce afin que personne ne soit assis et n'attende que quelque chose se passe et que tout le monde soit immédiatement impliqué (Les 10 meilleurs conseils et idées d'activités qui amplifient l'engagement et les connexions en ligne).

Idées

  • Utilisez fréquemment l'outil de sondage pour poser des questions (même si elles n'ont aucun rapport avec le sujet de discussion). Cela a forcé les participants à se concentrer sur la réunion et à utiliser leur cerveau au lieu de se contenter de se cacher en écoutant (Annabelle). 
  • Il ne s'agit pas seulement de garder les gens engagés, mais de supposer qu'ils se désengageront après un certain temps - et de réfléchir à la façon de les récupérer (Xavier).
  • Mentionnez-le explicitement aux participants: que nous savons que c'est long pour rester engagé (Volkan).
  • Mettez une horloge sur l'écran à tout moment, y compris pour les pauses (Carson).

Quels documents physiques ont été envoyés aux participants? (par exemple, des post-it, des affiches, des stylos, des cahiers)

Cas réels

Alors que les participants aux délibérations en ligne sont pré-informés et connectés sans la supervision des organisateurs de l'événement, une attention particulière sur le matériel d'information et les logiciels de réunion est indispensable. Quelques conseils pour ce problème sont fournis ci-dessous.

  • Il est conseillé d'envoyer un pack de «petites choses» livré au domicile des participants avant la réunion (Pandora Ellis).
  • Une semaine avant l'envoi du matériel du forum, qui comprenait un guide des problèmes et des instructions étape par étape pour le zoom / logiciel informatique avec des images (Forum par le révérend Gregg Kaufman).
  • DemocracyC0 a conçu un document d'information de 10 pages qui explique comment utiliser Zoom et qui appeler pour obtenir de l'aide. Cela a été conçu pour accueillir les jurés les moins avertis en technologie (Faciliter les délibérations publiques).
  • Créez des résumés au jour le jour à envoyer aux participants de tout ce qui a été couvert pendant les sessions et de ce qui était prévu le lendemain (Charrettes Go Virtual: Missoula: voir le clip à 27:24). 

Idées

Stratégies pour l'accessibilité des styles d'apprentissage (c.-à-d. Visuelle, auditive, cinétique, etc.)

Cas réels

Idées

Les technologies

  • Cela nécessite une équipe de technologie pour le soutenir. Une discussion plus approfondie est nécessaire.

Stratégies pour les distractions «dans l'espace réel», par exemple, pièce séparée, enfants, animaux domestiques

Cas réels

  • De nombreux facteurs distraient l'espace réel, comme les appels téléphoniques avec la famille.

Idées

  • Faire participer plus d'une personne. Peut mieux l'épauler. Peut mieux gérer l'espace familial (Mel et Pandora).
  • Soutien familial pour le participant? Idée de recrutement de familles (petits groupes de personnes).

Brise-glace

Cas réels

Idées

  • Les appels de petits groupes / appels téléphoniques individuels peuvent aider.

Gestion d'écran (comment voir les visages des gens et aussi d'autres matériaux?

Cas réels

Idées

  • Ce problème peut être résolu lors de la phase de formation professionnelle des organisateurs d'événements.

Les technologies

  • On peut demander à l'équipe de technologie de soutenir.

Comment prendre soin de la vie privée et de la confidentialité?

Pour fournir un espace de discussion sécurisé pour les participants, une attention particulière est requise pour la vie privée et la confidentialité. On peut demander un support technologique pour ces problèmes.

Cas réels

Idées

  • Les risques de confidentialité et de confidentialité dans un environnement en ligne sont plus importants.

Les technologies

  • Les organisateurs d'événements devraient demander à l'équipe technologique de les soutenir.

À NE PAS UTILISER / À FAIRE

Méthodes de prise de notes, de résumé et de gestion de l'information en continu

Cas réels

  • Les services de tableau blanc en ligne tels que Mural et Miro peuvent vous aider. La fonction de tableau blanc dans Zoom et MS Teams peut également vous aider.

Idées

  • Un des participants a suggéré que «les facilitateurs pourraient recueillir les idées des petits groupes et les partager entre les autres groupes… Ébauchez les recommandations de la même manière… Les ébauches de recommandations et leur analyse à l'appui pourraient être imprimées sous forme de livret remis aux participants pour réflexion avant la prise de décision» (Marcin).

Les technologies

À NE PAS UTILISER / À FAIRE

  • Certains ont suggéré que Miro avait également bien travaillé avec un groupe plus technophile dans le cadre d'un atelier en ligne. Pourtant, on ne pense pas que cela ait été utile dans le contexte d'un public plus large (Anthony).

Enregistrement audio et vidéo

Cas réels

Idées

  • L'enregistrement audio et vidéo est utile à des fins analytiques ultérieures alors qu'il existe des risques pour la vie privée et la confidentialité. Il peut être conseillé de préciser les finalités de l'enregistrement et de l'adapter à ses risques.

Combien de temps pour rester en ligne? Maximum?

  • Lors d'une délibération en ligne, les participants doivent se concentrer longtemps sur l'écran de l'ordinateur. La délibération en ligne nécessite l'énergie psychologique des participants et les rend facilement stressés. Par conséquent, les organisateurs d'événements doivent définir une durée appropriée de la session en ligne. Combien de temps une session de délibération en ligne devrait-elle durer?

Cas réels

  • Divisé en sessions de 40 minutes avec de grandes pauses entre les deux (Mel).
  • Assurez-vous que les pauses hors ligne sont non seulement fréquentes mais longues (minimum 15 minutes), afin que les gens aient le temps d'aller s'occuper des enfants ou d'autres besoins du ménage pendant leurs pauses (cela s'ajoute aux pauses en ligne) (Democracy Co (Australie)).
  • Apprenez des meilleures pratiques de cours en ligne, y compris de très courtes sessions d'apprentissage (par exemple, une vidéo de 10 minutes), puis une discussion ou un travail individuel (Carolyn Hendriks (Australie)).
  • Maximum 2 heures (Svetla).

Idées

  • De nombreux praticiens d'événements mini-publics ont souligné l'importance du «découpage».
  • Phase d'apprentissage / petits groupes: maximum 1.5 heure, si les participants sont d'accord. Ils pourraient être organisés 3 à 4 fois par semaine et s'étaler sur environ deux mois (selon la complexité du problème) (Marcin).

Nombre de participants (petits groupes et grand groupe)

Cas réels

Idées

  • Une discussion plus approfondie est nécessaire.

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