Komunikasi informal mempengaruhi dan memudahkan komunikasi peserta. Acara musyawarah online dapat menghalangi komunikasi informal semacam itu, yang penting untuk musyawarah yang berhasil. Sejumlah tip telah diterapkan untuk meningkatkan komunikasi informal online.
Strategi Umum Menciptakan Ruang untuk Interaksi Informal
Kasus kehidupan nyata
Ide
- Buat semacam “wali kelas” untuk peserta: sebuah kelompok yang terdiri dari 3-5 peserta yang dikelompokkan bersama semata-mata untuk tujuan memberikan dukungan dan interaksi sosial, tidak perlu terkait dengan konten musyawarah. Ide kelompok ini adalah meluangkan sedikit waktu hanya untuk mengecek satu sama lain di penghujung hari, atau bahkan melakukan hal-hal menyenangkan bersama.
- Buka ruang virtual 10 hingga 15 menit sebelum sesi dimulai dan beri tahu peserta bahwa ruang ini tersedia untuk interaksi informal.
- Buat forum tempat peserta dapat memperkenalkan diri, sudut pandang, atau ide mereka bahkan sebelum musyawarah online berlangsung. Dengan cara ini peserta sudah sedikit mengenal satu sama lain (Demokrasi musyawarah & partisipatif digital).
- Buat grup WhatsApp agar peserta dapat berinteraksi sebelum dan selama seluruh proses, hanya dengan sedikit aturan dan kiat moderator tentang perilaku yang diharapkan.
- Buat hubungan sebelum konten: Untuk kelompok yang lebih kecil: minta semua peserta berlari untuk menemukan benda di rumah mereka yang "mewakili apa yang mereka bawa ke dunia" dan kemudian minta mereka menunjukkan dan menjelaskan mengapa benda yang mereka pilih melakukan itu. Ini membantu mendobrak penghalang virtual karena mengharuskan peserta untuk berinteraksi dengan dunia fisik.
Manajemen Rapat Tepat Waktu
- Beberapa penelitian menyarankan bahwa ketika fasilitator yang dengan hati-hati mengelola relevansi rapat, waktu (mulai tepat waktu dan berakhir tepat waktu), keamanan psikologis dalam rapat, dan kebebasan berbicara yang sebenarnya, peserta melaporkan lebih banyak keterlibatan secara keseluruhan.
Enam Tips Bagi Pemimpin Untuk Membuat Rapat Lebih Baik
- Dimulai dengan pola pikir pengurus
- Ciptakan tekanan waktu yang sehat (lakukan untuk waktu sesingkat mungkin)
- Kelola ukuran rapat kecil (izinkan anggota yang tidak penting untuk keluar dengan memberi kesempatan untuk memberikan masukan)
- Mulailah pertemuan dengan suasana yang nyaman
- Coba format alternatif
- Evaluasi pertemuan Anda secara berkala
Bangun Keterlibatan Berdasarkan Desain
- Agenda
- Bicaralah dengan orang-orang sebelum rapat (untuk pertunangan dari non-pembicara)
- Tetapkan norma
- Pasangkan pekerjaan sebelum rapat
- Kumpulkan dan kemudian sintesis pikiran orang
- Aplikasi pertemuan untuk pemungutan suara anonim
Watch juga Ilmu Pertemuan yang Mengejutkan
Teknologi
Apa yang tidak boleh digunakan atau dilakukan
Strategi Untuk Menambahkan Sedikit Kesenangan ke Dalam Musyawarah
Kasus kehidupan nyata
- Democracy Co (Australia): nikmati happy hour online malam sebelumnya.
Ide
- Game online yang memungkinkan peserta untuk bertemu dan bermain satu sama lain "setelah jam kerja". Game macam apa sih? Dan seberapa terorganisir?
- Lakukan peregangan / yoga online
- Ajari orang-orang tanda bahasa isyarat - satu isyarat per sesi
- Beri orang tugas untuk dilakukan saat mereka sedang istirahat: “temukan sesuatu di rumah Anda yang ____” - hanya sebagai aktivitas istirahat.
- Mainkan musik untuk orang-orang selama istirahat atau sebelum atau sesudah
- Lakukan dua kebenaran dan kebohongan
Teknologi
Apa yang tidak boleh digunakan atau dilakukan
Strategi Untuk Membantu Peserta yang Kurang paham teknologi Merasa Lebih Di Rumah
Kasus kehidupan nyata
Ide
Lihat gagasan "wali kelas" di atas.
- Peluang potensial untuk berinteraksi dengan dunia fisik: tunjukkan-dan-beri tahu sebagai latihan mengenal-Anda, menggunakan post-it fisik dan kertas yang dikirimkan kepada mereka.
- Berpotensi memiliki beberapa interaksi melalui telepon, bukan melalui konferensi video.
Teknologi
Apa yang tidak boleh digunakan atau dilakukan
