Apa perbedaan antara musyawarah online dan musyawarah tatap muka? Apa yang harus kita bawa agar musyawarah online berhasil? Pengalaman peserta musyawarah online mungkin berbeda dari yang ditawarkan oleh pertemuan tatap muka dalam hal aspek teknis, psikologis, dan komunikasinya. Ini membutuhkan strategi dan tip khusus untuk musyawarah online yang sukses. Artikel ini bertujuan untuk menyediakan ini dengan menjawab beberapa pertanyaan yang mungkin dimiliki oleh penyelenggara publik mini.
Involve org UK memberikan pengantar umum yang baik untuk musyawarah online:
Alat digital untuk partisipasi: Dari mana memulainya?
Strategi untuk membuat peserta tetap terlibat dan terlibat kembali? (Dan adakah metode yang berbeda untuk kelompok kecil vs. sesi pleno?)
Kasus Kehidupan Nyata
Persiapan musyawarah resmi adalah kunci sukses musyawarah online.
- Minta peserta untuk membawa pulpen dan kertas ke pertemuan untuk menuliskan pemikiran saat diberi waktu, membuat catatan, atau berefleksi. Ini akan membantu mereka untuk tetap fokus dan memastikan gagasan mereka didengar (Fasilitasi Musyawarah Online).
- Memiliki permulaan tidak resmi: “strategi apa pun yang memfasilitasi keterlibatan dan interaksi awal serta memperkuat produktivitas grup.” Seperti meminta peserta menjawab pertanyaan yang telah ditentukan ketika mereka memasuki ruangan sehingga tidak ada yang duduk dan menunggu sesuatu terjadi dan semua orang segera bertunangan (10 Tip & Ide Aktivitas Teratas yang Memperkuat Keterlibatan & Koneksi Online).
Ide
- Sering menggunakan alat polling untuk mengajukan pertanyaan (meskipun tidak ada hubungannya dengan topik diskusi). Hal ini memaksa peserta untuk fokus pada rapat dan menggunakan otak mereka alih-alih hanya mengosongkan diri sambil mendengarkan (Annabelle).
- Ini bukan hanya bagaimana membuat orang tetap terlibat, tetapi untuk berasumsi bahwa mereka akan melepaskan diri setelah beberapa waktu - dan pikirkan bagaimana mendapatkan mereka kembali (Xavier).
- Sebutkan ini secara eksplisit kepada peserta: bahwa kami tahu ini adalah waktu yang lama untuk tetap terlibat (Volkan).
- Letakkan jam di layar setiap saat, termasuk saat istirahat (Carson).
Bahan fisik apa yang dikirimkan kepada peserta? (mis., catatan tempel, poster, pena, buku catatan)
Kasus Kehidupan Nyata
Karena peserta musyawarah online mendapatkan informasi sebelumnya dan terhubung tanpa pengawasan penyelenggara acara, perhatian khusus pada materi informasi dan perangkat lunak pertemuan sangat diperlukan. Beberapa tip untuk masalah ini disediakan di bawah ini.
- Dianjurkan untuk mengirimkan paket “hal-hal kecil” yang dikirimkan ke rumah peserta sebelum pertemuan (Pandora Ellis).
- Seminggu sebelum materi forum dikirim yang mencakup panduan masalah dan petunjuk langkah demi langkah zoom / perangkat lunak komputer dengan gambar (Forum oleh Pdt. Gregg Kaufman).
- DemocracyC0 merancang makalah pengarahan 10 halaman yang membahas cara menggunakan Zoom dan siapa yang harus dihubungi untuk bantuan apa pun. Ini dirancang untuk mengakomodasi juri yang paling tidak paham teknologi (Memfasilitasi Musyawarah Publik).
- Buat ringkasan Hari demi hari untuk dikirim ke peserta dari semua yang tercakup selama sesi dan apa yang ada di jadwal keesokan harinya (Charrettes Go Virtual: Missoula: Lihat klip pada 27:24).
Ide
Strategi untuk aksesibilitas gaya-belajar (yaitu, visual, auditori, kinetik, dll.)
Kasus Kehidupan Nyata
Ide
Teknologi
- Ini membutuhkan tim teknologi untuk mendukung. Dibutuhkan diskusi lebih lanjut.
Strategi untuk gangguan "ruang nyata", misalnya, kamar terpisah, anak-anak, hewan peliharaan
Kasus Kehidupan Nyata
- Banyak faktor yang mengganggu ruang nyata seperti panggilan telepon dengan keluarga.
Ide
- Memiliki lebih dari satu orang untuk mengambil bagian. Bisa memikulnya lebih baik. Dapat mengelola ruang keluarga dengan lebih baik (Mel dan Pandora).
- Dukungan keluarga untuk peserta? Ide merekrut keluarga (kelompok kecil orang).
Pemecah es
Kasus Kehidupan Nyata
Ide
- Panggilan grup yang lebih kecil / panggilan telepon individu dapat membantu.
Pengelolaan layar (bagaimana cara melihat wajah orang dan juga materi lainnya?
Kasus Kehidupan Nyata
Ide
- Masalah ini dapat dipecahkan dalam tahap pelatihan keterampilan penyelenggara acara.
Teknologi
- Seseorang mungkin meminta dukungan tim teknologi.
Bagaimana cara menjaga privasi dan kerahasiaan?
Untuk menyediakan ruang yang aman untuk berdiskusi bagi peserta, diperlukan perhatian khusus terhadap privasi dan kerahasiaan. Seseorang mungkin meminta dukungan teknologi untuk masalah ini.
Kasus Kehidupan Nyata
Ide
- Risiko privasi dan kerahasiaan di lingkungan online lebih besar.
Teknologi
- Penyelenggara acara harus meminta dukungan tim teknologi.
Apa yang TIDAK Harus Digunakan / Dilakukan
Metode untuk mencatat terus-menerus, meringkas, dan manajemen informasi
Kasus Kehidupan Nyata
- Layanan papan tulis online seperti Mural dan Miro dapat membantu. Fasilitas papan tulis di Zoom dan MS Teams juga dapat membantu.
Ide
- Salah satu menyarankan 'fasilitator dapat mengumpulkan wawasan dari kelompok kecil dan berbagi di antara kelompok lain… Membuat draf rekomendasi dengan cara yang sama… draf rekomendasi dan analisis pendukungnya dapat dicetak sebagai buklet yang dikirimkan kepada peserta untuk refleksi sebelum pengambilan keputusan' (Marcin).
Teknologi
- Link ke MIRO.
- Link ke LUKISAN DINDING.
Apa yang TIDAK Harus Digunakan / Dilakukan
- Beberapa menyarankan bahwa Miro juga bekerja dengan baik dengan kelompok yang lebih paham teknologi dalam lokakarya online. Namun, orang tidak berpikir itu berguna dalam konteks audiens yang lebih luas (Anthony).
Rekaman Audio dan Video
Kasus Kehidupan Nyata
Ide
- Perekaman audio dan video berguna untuk tujuan analitis selanjutnya sementara ada risiko privasi dan kerahasiaan. Seseorang mungkin disarankan untuk menentukan tujuan pencatatan dan menampungnya dengan risikonya.
Berapa lama untuk tetap online? Maksimum?
- Selama musyawarah online, peserta harus berkonsentrasi lama pada layar komputer. Musyawarah online membutuhkan energi psikologis peserta dan mudah membuat mereka stres. Oleh karena itu, penyelenggara acara harus mengatur durasi sesi online yang sesuai. Berapa lama sesi musyawarah online seharusnya?
Kasus Kehidupan Nyata
- Dibagi dalam sesi 40 menit dengan jeda besar di antaranya (Mel).
- Pastikan istirahat offline tidak hanya sering tetapi juga panjang (minimal 15 menit), sehingga orang-orang punya waktu untuk mengurus anak-anak atau keperluan rumah tangga lainnya selama istirahat mereka (ini selain waktu istirahat online) (Democracy Co (Australia)).
- Belajar dari praktik terbaik kelas online, termasuk sesi pembelajaran yang sangat singkat (misalnya, video 10 menit), kemudian diskusi atau pekerjaan individu (Carolyn Hendriks (Australia)).
- Maksimum 2 jam (Svetla).
Ide
- Banyak praktisi acara publik mini menekankan pentingnya "penggabungan".
- Fase belajar / kelompok kecil: maksimal 1.5 jam, jika peserta setuju. Mereka dapat diatur 3–4 kali seminggu dan tersebar sekitar dua bulan (tergantung pada kompleksitas masalah) (Marcin).
Jumlah peserta (kelompok kecil dan kelompok besar)
Kasus Kehidupan Nyata
Ide
- Diskusi lebih lanjut diperlukan.
