Wat is het verschil tussen online beraadslaging en persoonlijk overleg? Wat moeten we meenemen naar een succesvolle online beraadslaging? De ervaring van deelnemers aan online beraadslaging kan verschillen van die van persoonlijke bijeenkomsten in termen van technische, psychologische en communicatieve aspecten. Dit vraagt om specifieke strategieën en tips voor een succesvolle online beraadslaging. Dit artikel wil hierin voorzien door een aantal vragen te beantwoorden die organisatoren van minipublieks kunnen hebben.
Involve org UK biedt een goede algemene inleiding tot online beraadslagingen:
Digitale tools voor deelname: waar te beginnen?
Strategieën om deelnemers betrokken en opnieuw betrokken te houden? (En zijn er verschillende methoden voor kleine groepen versus plenaire sessies?)
Real-life gevallen
Voorbereidingen voor officiële beraadslaging zijn de sleutel tot een succesvolle online beraadslaging.
- Vraag de deelnemers om pen en papier mee te nemen naar de vergaderingen om gedachten op te schrijven als ze de tijd krijgen, notities te maken of na te denken. Dit helpt hen om gefocust te blijven en ervoor te zorgen dat hun ideeën worden gehoord (Faciliteren van online beraadslaging).
- Maak een onofficiële start: "elke strategie die vroege betrokkenheid en interactie mogelijk maakt en de productiviteit van de groep versterkt." Zoals deelnemers een vooraf bepaalde vraag laten beantwoorden wanneer ze de kamer binnenkomen, zodat niemand zit te wachten tot er iets gebeurt en iedereen direct betrokken is (Top 10 tips en activiteitenideeën die betrokkenheid en verbindingen online versterken).
ideeën
- Gebruik de enquêtetool regelmatig om vragen te stellen (zelfs als deze geen verband houden met het discussieonderwerp). Dit dwong de deelnemers om zich te concentreren op de bijeenkomst en hun hersens te gebruiken in plaats van alleen maar te onderdrukken tijdens het luisteren (Annabelle).
- Het gaat er niet alleen om hoe je mensen betrokken kunt houden, maar ook om aan te nemen dat ze na verloop van tijd zullen stoppen - en hoe je ze terug kunt krijgen (Xavier).
- Geef dit expliciet aan de deelnemers: dat we weten dat dit een lange tijd is om betrokken te blijven (Volkan).
- Zet altijd een klok op het scherm, ook voor pauzes (Carson).
Welk fysiek materiaal is naar de deelnemers gestuurd? (bijv. post-it-notities, posters, pennen, notitieboekjes)
Real-life gevallen
Omdat deelnemers aan online beraadslagingen vooraf worden geïnformeerd en verbonden zonder toezicht van de organisatoren van evenementen, is speciale aandacht voor informatiemateriaal en vergadersoftware onontbeerlijk. Hieronder vindt u enkele tips voor dit probleem.
- Het wordt aangeraden om vóór de bijeenkomst een pakje “kleine dingen” te bezorgen bij de deelnemers thuis (Pandora Ellis).
- Een week voordat het forummateriaal werd verzonden, inclusief een probleemgids en stapsgewijze instructies voor zoomen / computersoftware met afbeeldingen (Forum door Toer Gregg Kaufman).
- DemocracyC0 ontwierp een briefingdocument van 10 pagina's waarin werd beschreven hoe u Zoom kunt gebruiken en wie u voor eventuele hulp kunt bellen. Dit is ontworpen om plaats te bieden aan de minst technisch onderlegde juryleden (Faciliteren van openbare beraadslagingen).
- Maak dagelijkse samenvattingen om naar de deelnemers te sturen van alles wat tijdens de sessies is behandeld en wat er de volgende dag op het schema stond (Charrettes Go Virtual: Missoula: Zie clip om 27:24).
ideeën
Strategieën voor toegankelijkheid van leerstijlen (dwz visueel, auditief, kinetisch, enz.)
Real-life gevallen
ideeën
Technologies
- Het vereist een technologieteam om te ondersteunen. Verdere discussie nodig.
Strategieën voor afleiding in de "echte ruimte", bijv. Aparte kamer, kinderen, huisdieren
Real-life gevallen
- Veel factoren leiden de echte ruimte af, zoals een telefoontje met het gezin.
ideeën
- Er kunnen meer dan één persoon deelnemen. Kan het beter dragen. Kan gezinsruimte beter beheren (Mel en Pandora).
- Gezinsondersteuning voor deelnemer? Idee van het werven van gezinnen (kleine groepen mensen).
IJsbrekers
Real-life gevallen
ideeën
- Kleinere groepsgesprekken / individuele telefoontjes kunnen helpen.
Schermbeheer (hoe de gezichten van mensen en ook ander materiaal te zien?
Real-life gevallen
ideeën
- Dit probleem kan worden opgelost in de vaardigheidstrainingsfase van organisatoren van evenementen.
Technologies
- Men kan het technologieteam om ondersteuning vragen.
Hoe zorg je voor privacy en vertrouwelijkheid?
Om de deelnemers een veilige ruimte voor discussie te bieden, is speciale zorg voor privacy en vertrouwelijkheid vereist. Voor deze problemen kan men technologische ondersteuning vragen.
Real-life gevallen
ideeën
- De risico's van privacy en vertrouwelijkheid in een online omgeving zijn groter.
Technologies
- Organisatoren van evenementen moeten het technologieteam om ondersteuning vragen.
Wat NIET te gebruiken / doen
Methoden voor het continu maken van aantekeningen, samenvatten en informatiebeheer
Real-life gevallen
- Online whiteboard-services zoals Mural en Miro kunnen helpen. Whiteboard-faciliteiten in Zoom en MS Teams kunnen ook helpen.
ideeën
- Een van hen stelde voor 'facilitators zouden inzichten kunnen verzamelen uit kleine groepen en delen onder de andere groepen ... Ontwerpaanbevelingen op dezelfde manier ... ontwerpaanbevelingen en hun ondersteunende analyse zouden kunnen worden afgedrukt als een boekje dat aan de deelnemers wordt overhandigd voor reflectie voordat ze besluiten' (Marcin).
Technologies
- Link naar MIRO.
- Link naar MUURSCHILDERING.
Wat NIET te gebruiken / doen
- Sommigen suggereerden dat Miro ook goed heeft samengewerkt met een meer technisch onderlegde groep in een online workshop. Toch denkt men niet dat het nuttig was in de context van een breder publiek (Anthony).
Audio- en video-opname
Real-life gevallen
ideeën
- Audio- en video-opnamen zijn nuttig voor latere analytische doeleinden, terwijl er risico's zijn voor privacy en vertrouwelijkheid. Men kan worden geadviseerd om de doeleinden van de opname te specificeren en dit met de risico's ervan te accommoderen.
Hoe lang blijft u online? Maximaal?
- Tijdens een online beraadslaging moeten de deelnemers zich lang op het computerscherm concentreren. Online beraadslaging vereist de psychologische energie van de deelnemers en maakt ze gemakkelijk gestrest. Daarom moeten organisatoren van evenementen een geschikte duur instellen voor een online sessie. Hoe lang moet een online beraadslaging duren?
Real-life gevallen
- Verdeeld in sessies van 40 minuten met grote pauzes ertussen (Mel).
- Zorg ervoor dat offline pauzes niet alleen frequent zijn, maar ook lang (minimaal 15 minuten), zodat mensen de tijd hebben om tijdens hun pauzes te zorgen voor kinderen of andere huishoudelijke behoeften (dit is een aanvulling op online pauzes) (Democracy Co (Australië)).
- Leer van best practices op het gebied van online lessen, inclusief zeer korte leersessies (bijv. Video van 10 minuten), en vervolgens discussie of individueel werk (Carolyn Hendriks (Australië)).
- Maximaal 2 uur (Svetla).
ideeën
- Veel beoefenaars van mini-publieksevenementen benadrukten het belang van "chunking".
- Leerfase / kleine groepen: maximaal 1.5 uur, mits deelnemers akkoord. Ze zouden 3-4 keer per week kunnen worden georganiseerd en verspreid over ongeveer twee maanden (afhankelijk van de complexiteit van het probleem) (Marcin).
Aantal deelnemers (kleine groepen en grote groep)
Real-life gevallen
ideeën
- Verdere bespreking vereist.
