In veel opzichten vereist het faciliteren van online groepen dezelfde vaardigheden en voorbereiding die nodig zijn in de offline wereld. Mensen zijn tenslotte mensen, zelfs wanneer ze tijdens een videogesprek in 2D-boxen zijn platgedrukt. Dit artikel behandelt echter enkele van de problemen die specifiek zijn voor het faciliteren van online groepen.
Uitdagingen
- Zelfs als ze goed worden gemodereerd, zijn gecompliceerde discussies online erg vermoeiend.
- Er bestaat een veel binaire relatie tussen de facilitator en de deelnemer in online instellingen en het is moeilijker om non-verbale wachtrijen te lezen (bron: Mel Stevens).
Vergaderstructuur
Over het algemeen zouden discussies online meer gestructureerd moeten zijn dan persoonlijk. Mensen raken vaak sneller vermoeid online, dus het is nuttig om een duidelijke agenda met tijdstempel met deelnemers te delen - en zich eraan te houden -.
Hoewel beraadslaging op plenair niveau online moeilijker is dan in persoon, is het toch belangrijk om te zoeken naar manieren om de hele vergadering te helpen hechten en verbonden te zijn. In het bijzonder zouden er manieren moeten zijn voor kleine groepen om naar andere kleine groepen te luisteren - kleine groepen die elkaar plenair presenteren.
Airtime delen
Het is belangrijk om duidelijke routines te hebben over wie wanneer spreekt - en hoe iemand te onderbreken (of niet). Dit moet worden geoefend als onderdeel van de "Vaardigheidsfase" aan het begin van het proces (bron: Mel Stevens).
Soms willen velen meer interventionistische methoden overwegen, zoals:
- Spreektijd van deelnemers beperken om deelname te spreiden.
- De video van iedereen uitschakelen, waarbij elke deelnemer zijn video inschakelt wanneer ze willen spreken. (Dit kan de extra voordelen hebben dat het burn-out voorkomt met wat tijd zonder video en dat mensen niet hoeven uit te zoeken hoe ze de functie 'hand opsteken' moeten gebruiken.)
Gebruik de functie "hand opsteken", indien beschikbaar in uw videogesprekplatform (Zoom, Jitsi en vele anderen hebben dit). Als een functie 'handen opsteken' niet beschikbaar is op het gebruikte platform, introduceer dan work-arounds, zoals deelnemers uitnodigen om gewoon hun hand op te steken op video of '!' in de chat.
Met name in grotere groepen kan een medefacilitator of assistent-facilitator helpen bij het beheren van de spreektijd van de deelnemer en het monitoren van de chat.
Voordat de vergadering begint
In tegenstelling tot in offline ruimtes, waar meestal tijd moet worden toegevoegd om laatkomers toe te laten, komen de meeste Zoom-deelnemers vaak op tijd aan, of zelfs een beetje vroeg (bron: Lyn Carson).
Idee: laat mensen altijd dingen doen als ze vroeg aankomen, of in de eerste vijf minuten aan het begin van de vergadering terwijl u wacht tot iedereen arriveert. Dit kan te maken hebben met de inhoud van de vergadering, maar misschien is het nog beter als dat niet het geval is. Aan één webinar, de facilitator hield een kleine poll en nodigde een beetje een informele discussie uit in de chat voor het begin van de vergadering.
Introducties
Idee: probeer verbinding te maken met de offline wereld door iedereen te vragen een object mee te nemen dat hen vertegenwoordigt - of iets over hen. In één webinargebruikten presentatoren het voorbeeld van 'iets dat uw gevoel voor humor vertegenwoordigt'.
Gebruik van niet-verbale methoden
Soms hebben visuals, tekst, polls of andere non-verbale methoden de voorkeur boven alles in audio-video-vorm.
In sommige Zoom-universitaire klassen stellen professoren bijvoorbeeld opiniegerichte vragen via anonieme peilingen. Vervolgens bekijkt de hele klas de resultaten en krijgen de studenten de gelegenheid om hun mening uit te werken als ze dat willen (bron: Annabelle LaRosa).
Plenaires versus kleine groepen
Een van de algemene principes van online beraadslaging is nog meer vertrouwen op kleine groepen voor elk soort deliberatief werk dan we zouden doen. Als echt overleg in een 20-, 30- of 40-persoonssetting persoonlijk moeilijk is, is het in wezen onmogelijk online. Het gebruik van kleinere uitbraak
Democracy Co (Australië): fysieke post-it-notities met namen van panelleden op elk die naar kleine groepen kunnen worden verplaatst als ze door elkaar worden gehaald, zodat u kunt bijhouden wie met wie is (zonder dat u alleen online hoeft te zoeken)
Marcin / Polen: de functie van de brainstormruimte bestaat op Zoom, Jitsi en andere soortgelijke platforms.
Graham: qiqochat maakt het mogelijk om op zoom tussen verschillende brainstormruimten te bewegen zonder dat de gastheer mensen aan de kamer toewijst
Robin (HD): kon via een spreadsheet bijhouden wie in welke groep zit (en wie in welke groep is geweest)
Carson: gebruik de zoomfunctie om een kaart met brainstormruimten te bekijken.
Carson: maak van alle deelnemers een co-host zodat ze van kamer kunnen wisselen zoals ze willen
https://qiqochat.com/about
Samen documenten online bewerken
Democracy Co (Australië): Google Doc wordt bewerkt door een schrijver en dan delen ze gewoon hun scherm (in plaats van dat iedereen het document bewerkt)
Zie Argument Mapping / Motivering-technologieën. Bijna alle vermelde zijn ontworpen om gemeenschappelijk online te worden bewerkt
Andere faciliterende praktijken
Het verzamelen van vragen of opmerkingen in de chat kan tijd besparen en duplicatie voorkomen.
met meer dan één facilitator kan een scala aan vaardigheden beschikbaar worden gesteld aan het deliberatieve mini-publiek, evenals een manier om de vaardigheden op te bouwen van facilitators die nieuw zijn in de deliberatieve processen
https://facilitatingpublicdeliberation.libsyn.com/episode-3-the-history-of-deliberative-mini-public-with-john-gastil
Bijkomende vragen
- Hoe gaan facilitators om met drop-outs tijdens een vergadering, bijvoorbeeld als iemands verbinding tien minuten niet werkt? Zijn er ondersteunende medewerkers die met die persoon kunnen worden gealarmeerd? Is de facilitator verantwoordelijk om iets te doen?
- DemocracyCo: Laat deelnemers de Help Desk-app downloaden naar hun computer, zodat het technische helppersoneel toegang kan krijgen tot de computer als iemand problemen heeft om in de Zoom-kamer of zijn computer in het algemeen te komen. https://facilitatingpublicdeliberation.libsyn.com/episode-13-online-deliberation-a-case-study-with-emily-jenke
- Hoe gaan facilitators om met problemen waarbij individuele deelnemers betrokken zijn?
- Hoe maken procesontwerpers onderscheid tussen waarvoor overleg nodig is en wat niet? (dwz is het nodig voor het hele proces, of delen ervan?)
- Hoe voorkomen en omgaan we met de specifieke gevaren van het gebrek aan empathie-opbouw bij online deelname? Hoe voorkomen we dat mensen 'toetsenbordstrijders' worden?
- Opmerkingen worden vooraf gemodereerd, wat betekent dat ze worden gevalideerd door een moderator voordat ze worden gepost, of dat de commentaarstroom wordt gecontroleerd en gebruikt door moderators, maar reacties worden niet vooraf gescreend voordat ze worden gepost. (Binnen, 2012)
- pre-moderatie zou het aantal berichten binnen een forum / beraadslaging verminderen omdat mensen meer geneigd zijn te reageren op ongepaste / aanstootgevende berichten. Door samen op deze berichten te reageren, krijgen gebruikers een gevoel van gemeenschap. (Meyer & Carey, 2014)
- bij de post-moderatie-benadering staan de meeste systemen alle deelnemers toe om ongepaste posts / commentaren te markeren om de moderators te helpen ze te verwijderen of te corrigeren.
- In de praktijk krijgen de deelnemers, zodra een kritische massa aan opmerkingen / post is bereikt, een idee van het type en de toon die wordt verwacht. Het vermindert de hoeveelheid benodigde monitoring - of verspreid het eerder onder de deelnemers die kunnen signaleren wat ongepast is.
- Opmerkingen worden vooraf gemodereerd, wat betekent dat ze worden gevalideerd door een moderator voordat ze worden gepost, of dat de commentaarstroom wordt gecontroleerd en gebruikt door moderators, maar reacties worden niet vooraf gescreend voordat ze worden gepost. (Binnen, 2012)
